2.4 GUÍA GENERAL PARA REVISIONES DE CONTROL

Planeación general

La planeación de las revisiones de control deberá estar debidamente documentada con la información suficiente y competente. A continuación se caracteriza el contenido de los objetivos y etapas que deben considerarse en ese trabajo.

Premisas

1. Determinación de objetivos generales y específicos de la actividad que está siendo revisada y sus respectivos controles.

2. Riesgos significativos de la actividad, objetivos, recursos, operaciones, y los medios con los cuales el impacto potencial del riesgo se mantiene a un nivel aceptable.

3. Es indispensable considerar que una Dependencia o Entidad aparte de representar una cantidad de unidades administrativas, funciones, operaciones, actividades y procesos también es un todo o un sistema, cuyos elementos interactúan entre sí.

4. Previo al inicio de la revisión, hay que otorgar al medio ambiente externo y marco normativo de la institución pública la importancia que tiene.

5. Oportunidades de introducir mejoras significativas en los sistemas de gestión de riesgos y control de la actividad.

Objetivos de la planeación.

a) Conocer y entender el área, operación, proceso, programa o rubro objeto de revisión con el propósito de programar la ejecución y supervisión de las revisiones de control.

b) Identificar aquellos elementos que sirvan de base para determinar el alcance, profundidad, período, cantidad y tipo de recursos a invertir en las revisiones de control, considerando lo presentado en el Plan Anual de Trabajo.

Investigación preliminar

Recopilación de información.- Consiste en obtener información sobre el área, operación, proceso, programa o rubro sujeto de revisión, principalmente a través de entrevistas, observación directa, encuestas, cuestionarios y consultas en intranet e internet, relacionada con:

  • Informes derivados de auditorías practicadas, estudios de mejoramiento realizados, programas o proyectos en proceso, sesiones y acuerdos de los Órganos de Gobierno y otros órganos de apoyo.
  • Estructura orgánica, misión y visión, atribuciones, naturaleza, magnitud, normatividad interna y externa, recursos humanos, asignación presupuestaria, principales mecanismos de control, sistemas automatizados, manuales de políticas y procedimientos, entre otros.
  • Planes operativos, programas sectoriales y reglas de operación, entre otros.
  • Ubicación geográfica y cobertura regional de Delegaciones, Sucursales o Unidades Administrativas.
  • Situación financiera, presupuestal y operativa.
  • Sistema (s) de indicadores, normas de desempeño, tableros de mando, etc.

En esta etapa es necesario contemplar el desarrollo de una investigación de campo que vaya más allá de la gestión de “escritorio”, que permita descubrir situaciones críticas o factores de riesgo que puedan afectar el logro de los objetivos y metas

Se requiere hacer el registro de datos utilizando gráficas, cuadros, tablas, descripción narrativa, etc., dependiendo de la naturaleza de los elementos constitutivos del objeto de la revisión de control. La investigación previa (documental y de campo) aunada a la experiencia, destreza, conocimiento y pericia del personal que participará en la revisión de control, constituye la parte medular de la planeación, por lo que se deben considerar los siguientes aspectos:

  • Instrumentación de nuevos procesos o sistemas.
  • Sistematización de actividades y operaciones.
  • Naturaleza y complejidad de los mecanismos de control.
  • Efectividad de los canales de comunicación y niveles de supervisión.
  • Ambiente de control y cumplimiento de responsabilidades.
  • Acuerdos de Órganos de Gobierno o Grupos Directivos en materia de control y evaluación.
  • Estándares de calidad y de servicios.

Estudio preliminar.- Una vez obtenida la información suficiente y pertinente es necesario efectuar un “estudio preliminar”, el cual deberá estar encaminado a explorar y separar los elementos importantes de la situación del área, operación, proceso o programa, con la finalidad de tener una apreciación general y detallada sobre la forma en que se logran las metas y objetivos, se obtiene información veraz y oportuna y se cumple con las disposiciones aplicables.

Programa de Trabajo

El responsable de dirigir al equipo de trabajo que realizará la revisión de control, deberá determinar y documentar las actividades generales por practicar, así como establecer los recursos necesarios para lograr los objetivos, la oportunidad de los mismos y tiempos asignados para la revisión, desde su inicio hasta su conclusión con el informe respectivo, para lo cual es necesario elaborar un Programa de Trabajo, en el cual se contemplarán los siguientes aspectos:

  • Identificación de la Revisión.
  • Objetivos generales y específicos que se persiguen.
  • Descripción de la Revisión (considerar la planteada originalmente en el PAT, además de su alcance en donde se deben tener en cuenta los sistemas, operaciones, registros, personal y propiedades físicas relevantes, incluso aquellos bajo el control de terceros).
  • Rubro o aspectos a revisar.
  • Descripción de las actividades a desarrollar con fechas programadas de inicio y término.
  • Responsables de la ejecución de la revisión (la asignación del personal debe estar basada en una evaluación de la naturaleza y complejidad de cada tarea, las restricciones de tiempo y los recursos disponibles).
  • Responsable de la Supervisión de las revisiones.

El programa de trabajo deberá ser congruente con el objetivo que se persigue, así como contener las actividades a realizar y tiempos aproximados para cada una de ellas, con un margen de flexibilidad que permita adaptarlo a las particularidades de cada tipo de revisión.