Category Archives: Auditoría Interna

2.5 NORMAS DE AUDITORÍA PÚBLICA.

Constituyen los requisitos mínimos de calidad relativos a la personalidad del auditor público, el trabajo que desarrolla y la información que obtiene como resultado de las revisiones que práctica; clasificándose en:

  •  Personales.
  • De ejecución del trabajo.
  • Sobre el informe de auditoría y su seguimiento.

 a)    Normas Personales

 Independencia.

Son las cualidades que el auditor público debe tener, obtener y mantener para poder asumir con profesionalismo su trabajo de auditoría.

 Los impedimentos que existen para llevar a cabo la auditoría se clasifican en personales y externos:

  •  Impedimentos personales: Son aquellas circunstancias que involucran directamente al auditor público y por las que puede verse afectada su imparcialidad.
  • Impedimentos externos: Son aquellos factores ajenos al auditor pero que lo limitan o le obstaculizan el alcance, enfoque, selección de la muestra o la aplicación de una técnica o procedimiento en una auditoría.

 Conocimiento Técnico y Capacidad Profesional.

El auditor público encargado de realizar funciones en la materia, debe poseer una preparación y experiencia profesional que lo sitúe en condiciones de prestar satisfactoriamente sus servicios.

 Cuidado de Diligencia Profesionales.

 El auditor público debe ejecutar su trabajo de auditoría meticulosamente, con esmero e integridad; poniendo siempre toda su capacidad y habilidad profesional, la atención, el cuidado y la diligencia que puede esperarse de una persona con sentido de responsabilidad.

 b)    Normas de Ejecución del Trabajo

 Planeación.

 El titular de la instancia de control deberá elaborar anualmente un programa general de revisiones, con un enfoque moderno, fortaleciendo las acciones preventivas, el seguimiento de programas y la evaluación del desempeño, así como la operación en un ambiente de autocontrol, autocorrección y autoevaluación.

Sistemas de Control Interno.

Los sistemas de control interno incluyen los procesos de planeación, organización, políticas, métodos y procedimientos que en forma coordinada adopta la dependencia o entidad con el propósito de promover la eficiencia operacional.

 Supervisión del Trabajo de Auditoría.

 Para asegurar que se siguen todos los procedimientos adecuados en las auditorías, es esencial supervisar a los auditores, por lo que el directivo de mayor jerarquía en un grupo de auditores debe delegar esa tarea en el rango inmediato inferior que dependa de él, por ser responsable de la totalidad del trabajo, establecerá mecanismos adecuados de vigilancia. Si la auditoría es lo suficientemente compleja para requerir los servicios de varios auditores, se debe establecer una línea de mando con un auditor como supervisor de la misma, esta responsabilidad deberá recaer en el auditor de mayor experiencia y capacidad profesional.

 Evidencia.

Esta norma establece que se deben obtener las pruebas suficientes, competentes y relevantes para fundamentar razonablemente los juicios y conclusiones que formulen los auditores. Consiste en la comprobación de información y datos, que sean importantes con respecto a lo que se examina y que pueda influenciar al emitir su opinión.

 Papeles de Trabajo.

 Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas en su resumen, y sirven para:

  •  Proporcionar el soporte principal del informe del auditor, incluyendo las observaciones, hechos, argumentos, entre otros.
  • Ayudar al auditor a ejecutar y supervisar el trabajo.
  • Presentarse como evidencia en caso de demanda legal.

Tratamiento de Irregularidades.

Es importante vigilar el cumplimiento de las disposiciones jurídico-administrativas, por lo que el auditor debe diseñar la auditoría para proporcionar una seguridad razonable de que se cumplirá con ello, deberá estar alerta a situaciones o transacciones que pudieran indicar actos ilegales o de abuso; al estudiar y evaluar el control interno deberá considerar en todas las actividades importantes lo siguiente:

  •  Los tipos de errores o irregularidades potenciales que pueden existir.
  • Determinar los mecanismos de control existentes que pueden prevenir o detectar un error o irregularidad.
  • Revisar si los mecanismos de control realmente se cumplen.
  • Evaluar el efecto por la falta o inobservancia de los mecanismos de control.
  • Identificar las leyes y disposiciones administrativas que involucran aspectos específicos de la actividad auditada.

 c)    Normas sobre el Informe de Auditoría y su seguimiento.

 Informe.

El informe es el documento que señala los hallazgos del auditor, así como las conclusiones y recomendaciones que han resultado con relación a los objetivos propuestos para el examen de que se trate.

 Seguimiento de las Recomendaciones.

 Es importante señalar que el propósito fundamental de la auditoría pública consiste en contribuir a que las acciones correctivas y de mejora se lleven a cabo; por lo tanto, una vez establecidas las recomendaciones y observaciones, la instancia fiscalizadora deberá llevar un control de seguimiento de las medidas adoptadas, a fin de que en las fechas señaladas el informe de auditoría, se visite al área auditada, y se verifique su cumplimiento en los términos y fechas establecidos.

 El Comité de Control y Auditoría (COCOA) y el Comité de Control Interno (COCOI).

El COCOA es la instancia de las Dependencias y Entidades de la APF, establecido para llevar a cabo las acciones de seguimiento, control y evaluación del cumplimiento de la normatividad durante el desempeño de las organizaciones públicas.

Su operación se rige por el Reglamento Interior del COCOA que establece las siguientes atribuciones:

     I.         Generales. Promover que la Entidad u Órgano Administrativo Desconcentrado desarrolle sistemas, mecanismos y procedimientos que le permitan a la Entidad u Órgano Administrativo Desconcentrado generar ahorros e ingresos adicionales, según la naturaleza de su función ya sea de carácter productivo o social.

Determinar necesidades de diseño e implementación de un programa estratégico de control que permita a la Institución poner en práctica medidas viables que favorezcan el Fortalecimiento de Control Interno.

Propiciar que los Órganos Internos de Control y otras instancias de fiscalización externas, obtengan información oportuna que les facilite el desarrollo de las tareas que tienen encomendadas.

Contar con un diagnóstico permanentemente actualizado en materia de control interno, áreas críticas de corrupción, indicadores de gestión, método de evaluación, y mecanismos para el seguimiento y corrección.

Promover la aplicación oportuna de medidas preventivas y correctivas, para evitar la recurrencia de las variaciones detectadas por las instancias de fiscalización.

     II.         En Materia de Control y Auditoría. Evaluar el resultado de las auditorías realizadas por el Órgano Interno de Control.

Identificar nuevas áreas, funciones, actividades u operaciones de la Entidad u Órgano Administrativo Desconcentrado susceptibles de auditar.

Promover el establecimiento de políticas y acciones que permitan elevar el grado de la efectividad del control interno, tales como:

  • Evaluación y mejoramiento de procesos y sistemas de control.
  • Evaluación y Administración de riesgos.
  • Autoevaluación del sistema de control.
  • Adopción de mejores prácticas de control.
  • Prevención y detección de fraude, entre otros.

Dar seguimiento a las acciones de mejora derivadas de las intervenciones de control.

Impulsar la atención oportuna e integral de las recomendaciones propuestas por las instancias de control y fiscalización, particularmente de aquellas que se relacionan con observaciones que impliquen desvío de recursos y daño patrimonial y dar seguimiento a los avances en su atención.

Determinar fechas límite para la solventación de observaciones relevantes.

Verificar el cumplimiento de las disposiciones señaladas en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos; con énfasis, en la aplicación oportuna de sanciones a los responsables de irregularidades o ilícitos con presunto daño patrimonial, en los términos de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento. (Ahora Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria).

Requerir el apoyo de las unidades administrativas para la ágil integración de los expedientes con observaciones relevantes con presunta responsabilidad y daño patrimonial, con el propósito de evitar su prescripción y lograr la recuperación de recursos federales.

Dar seguimiento a la atención de los acuerdos que tome el Órgano de Gobierno o equivalente.

Promover la economía, eficacia y eficiencia en la operación de la Entidad u Órgano Administrativo Desconcentrado.

Las demás necesarias para el logro de los objetivos, metas y programas en materia de control y auditoría.

   III.         En Materia de Evaluación. Promover la definición de indicadores y estándares que permitan medir el desarrollo de la gestión y evaluar los resultados alcanzados, de conformidad al tipo de Entidad u Órgano Administrativo Desconcentrado de que se trate.

Conocer y opinar sobre los procedimientos y métodos de autoevaluación y efectuar, en su caso, las recomendaciones que coadyuven a su fortalecimiento; así como promover la corrección oportuna de las desviaciones que se detecten en los procesos de planeación, programación-presupuestación y ejecución de los recursos públicos, sus resultados y los correspondientes al desarrollo administrativo.

Efectuar el seguimiento a su sistema de indicadores de gestión e instrumentos y métodos de evaluación, que le permitan medir y conocer periódicamente el desempeño, con relación a sus objetivos, programas y metas, así como la eficacia en sus resultados y el nivel de eficiencia en el uso de los recursos utilizados para su consecución.

Las demás necesarias para el logro de los objetivos, metas y programas en materia de evaluación.

  IV.         En Materia de Desarrollo Administrativo. Promover planes y programas en las Entidades y Órganos Administrativos Desconcentrados para la modernización y Fortalecimiento del Control Interno corto, mediano y largo plazo que permitan incrementar el grado de eficiencia en la utilización de los recursos asignados y la eficacia en el cumplimiento de sus objetivos y metas, de conformidad con las políticas y directrices que dicte la Secretaría de la Función Pública.

Promover la simplificación de los procesos administrativos en su conjunto y de cada una de sus unidades administrativas.

Promover la modernización de los mecanismos para captar quejas y denuncias, a fin de dar seguimiento oportuno, atender adecuadamente a la sociedad, resolver lo conducente y en su caso, recomendar las modificaciones pertinentes que impidan su recurrencia.

En adición a lo señalado, el Comité podrá analizar aquellos asuntos que por sus características requieran, a juicio del titular de la Entidad u Órgano Administrativo Desconcentrado, someterse a su consideración, evitando incluir asuntos que por atribución correspondan a otras instancias.

Las demás necesarias para el logro de los objetivos, metas y programas en materia de desarrollo administrativo.

Por su parte los Comités de Control Interno COCOI sus órganos colegiados que se orientan al desarrollo de las acciones de fortalecimiento interno.

 El objetivo del COCOI en las Dependencias de la APF consiste en Coadyuvar estratégicamente con el Titular de la Dependencia o Procuraduría General de la República y las áreas que le reportan, según corresponda, en la evaluación del cumplimiento de los objetivos, metas y programas de la misma que permita fortalecer el apoyo en la toma de decisiones, así como medir las áreas sensibles y proclives a los actos de corrupción.

 Generales

Promover la adopción de medidas orientadas a fortalecer el control interno de la Dependencia o Procuraduría General de la República y requerir la intervención del Órgano Interno de Control en las áreas que revisten una problemática significativa.

Promover sistemas, mecanismos y procedimientos que le permitan a la Dependencia o Procuraduría General de la República generar ahorros e ingresos adicionales, según la naturaleza de su función.

Determinar necesidades de diseño e implementación de un programa estratégico de control que le permita a la Dependencia o Procuraduría General de la República poner en práctica medidas viables que favorezcan el fortalecimiento del control interno.

Propiciar que el Órgano Interno de Control y otras instancias de fiscalización externas, obtengan información oportuna que les facilite el desarrollo de las tareas que tienen encomendadas.

Solicitar el retiro de algún punto del orden del día cuando no esté debidamente sustentado o se determine que no es el foro adecuado para su tratamiento.

Contar con un diagnóstico permanentemente actualizado en materia de control interno, áreas críticas de corrupción, indicadores de gestión, método de valuación y mecanismos para el seguimiento y corrección.

Promover la aplicación oportuna de medidas preventivas y correctivas, para evitar la recurrencia de las variaciones detectadas por las instancias de fiscalización.

En Materia de Control y Auditoría

Evaluar el adecuado desarrollo de las auditorías realizadas por el Órgano Interno de Control, así como sus principales resultados.

Identificar nuevas áreas, operaciones, funciones y programas de la Dependencia o Procuraduría General de la República, susceptibles a ser auditados.

Promover el establecimiento de políticas y acciones que permitan elevar el grado de la efectividad del control interno, tales como:

  •  Evaluación y mejoramiento de procesos y sistemas de control.
  • Evaluación y administración de riesgos.
  • Autoevaluación del sistema de control.
  • Adopción de mejores prácticas de control.
  • Prevención y detección de fraude, entre otros.

 Dar seguimiento a las acciones de mejora derivadas de las intervenciones de control.

 Impulsar la atención oportuna e integral de las recomendaciones propuestas por las instancias de control y fiscalización, particularmente de aquellas que se relacionan con observaciones que impliquen desvío de recursos y daño patrimonial y dar seguimiento a los avances en su atención.

Verificar el cumplimiento de las disposiciones señaladas en la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos; con énfasis, en la aplicación oportuna de sanciones a los responsables de irregularidades o ilícitos con presunto daño patrimonial, en los términos de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Federal y su Reglamento. (Ahora la nueva Ley).

Requerir el apoyo de las unidades administrativas para la ágil integración de los expedientes con observaciones relevantes con presunta responsabilidad y daño patrimonial, con el propósito de evitar su prescripción y lograr la recuperación de recursos federales.

Promover la economía, eficacia y eficiencia en la operación de la Dependencia o Procuraduría General de la República.

Las demás necesarias para el logro de los objetivos, metas y programas en materia de control y auditoría.

En Materia de Evaluación

Promover la definición de indicadores y estándares que permitan medir el desarrollo de la gestión y evaluar los resultados alcanzados, de conformidad al tipo de Dependencia de que se trate o por la Procuraduría General de la República.

Conocer y opinar sobre los procedimientos y métodos de autoevaluación y efectuar, en su caso, las recomendaciones que coadyuven a su fortalecimiento; así como promover la corrección oportuna de las desviaciones que se detecten en los procesos de planeación, programación – presupuestación y ejecución de los recursos públicos, sus resultados y los correspondientes al desarrollo administrativo.

Efectuar el seguimiento a su sistema de indicadores de gestión e instrumentos y métodos de evaluación, que le permitan medir y conocer periódicamente el desempeño, con relación a sus objetivos, programas y metas, así como la eficacia en sus resultados y el nivel de eficiencia en el uso de los recursos utilizados para su consecución.

Las demás necesarias para el logro de los objetivos, metas y programas en materia de evaluación.

En Materia de Desarrollo Administrativo

Promover planes y programas en las Dependencias y Procuraduría General de la República para la modernización y fortalecimiento del control interno corto, mediano y largo plazo que permitan incrementar el grado de eficiencia en la utilización de los recursos asignados y la eficacia en el cumplimiento de sus objetivos y metas, de conformidad con las políticas y directrices que dicte la Secretaría de Contraloría y Desarrollo Administrativo. (Ahora SFP).

Promover la simplificación de los procesos administrativos en su conjunto y de cada una de sus unidades administrativas.

Promover la modernización de los mecanismos para captar quejas y denuncias, a fin de dar seguimiento oportuno, atender adecuadamente a la sociedad y resolver lo conducente y, en su caso, recomendar las modificaciones pertinentes que impidan su recurrencia.

En adición a lo señalado, el Comité podrá analizar aquellos asuntos que por sus características requieran, a juicio del titular de la Dependencia o Procuraduría General de la República, someterse a su consideración, evitando incluir asuntos que por atribución correspondan a otras instancias.

Las demás necesarias para el logro de los objetivos, metas y programas en materia de desarrollo administrativo.

Revisiones de control

Se define como revisión de control toda aquella actividad sistemática, estructurada, objetiva y de carácter preventivo, orientada a fortalecer el control interno, con el propósito de asegurar de manera razonable el cumplimiento de las metas y objetivos de las instituciones de la APF.

Lo anterior en un marco de eficiencia y eficacia de las operaciones, información financiera y contable confiable y oportuna, en cumplimiento con la normatividad aplicable, así como la salvaguarda de los activos.

De acuerdo con la normatividad en la materia, las revisiones de control se enfocarán a concertar acciones de mejora entre las áreas revisadas y el OIC, por lo que deberán estar orientadas básicamente a mejorar los sistemas de control y administrar riesgos.

Las revisiones de control que se efectúan en procesos sustantivos básicos o específicos, se denominan mejoramiento de controles internos de los procesos; y constituyen una actividad fundamental para fortalecer el control interno y a reducir o eliminar la incidencia y recurrencia de observaciones, cuyo propósito es simplificar las operaciones y métodos de trabajo, elevar la eficiencia, eficacia, economía y transparencia, calidad y productividad de los procesos, fortalecer la autonomía de gestión y mejorar la satisfacción del usuario.

 Revisiones de Aseguramiento de Calidad (RAC)

Una de las principales actividades enmarcadas en los procesos de auditoría interna son las denominadas Revisiones de Aseguramiento de Calidad (RAC). Este tipo de revisiones se lleva a cabo de conformidad con lo establecido en la Guía para la Revisión de Aseguramiento de Calidad, definida por la SFP.

Las RAC tienen el objetivo de establecer las premisas, metodología y herramientas necesarias, para la implementación de la Revisión de Aseguramiento de Calidad en los OIC, con el fin de elevar y mantener un alto nivel de desempeño y cumplir de mejor manera con sus objetivos y atribuciones, en beneficio de las dependencias, órganos desconcentrados o entidades de la APF o de la Procuraduría General de la República, a las que se encuentran adscritos.

Para la identificación de acciones de mejora que derivan de las RAC, la Guía para la Revisión de Aseguramiento de Calidad plantea que, como resultado de aplicar las Guías de Revisión de Aseguramiento de Calidad en auditorías y/o revisiones de control (Anexos A y B) B) Se deben identificar compromisos de mejora que fortalezcan los atributos personales y técnicos del personal operativo y de mando medio del OIC, por lo que esta declaración debe hacerse cuando existan esas oportunidades de mejora y se deben formular los compromisos de mejora concerniente a acciones de la capacitación y de supervisión, estableciendo fechas responsables para su cumplimiento, en los mismos anexos referidos.

El Modelo de Administración de Riesgos (MAR)

La administración de riesgos es una actividad relevante que deriva de un proceso de auditoría interna.

Por ello la SFP definió un Modelo de Administración de Riesgos (MAR) de aplicación obligatoria por parte de todos los OIC´s en las dependencias y entidades de la APF, que tiene el objetivo de integrar mapas de riesgos para identificar, evaluar y jerarquizar un conjunto de riesgos, que de materializarse podrían afectar significativamente la capacidad de lograr los objetivos de una institución o de alguna de sus unidades administrativas.

El objetivo del MAR es identificar diversos riesgos que podrían impactar significativamente la capacidad de la institución para alcanzar sus objetivos, proporcionando información relevante para la focalización del Programa Anual de Trabajo de los Órganos Internos de Control, de acuerdo a los procesos y áreas con mayor exposición a riesgos, con el fin de realizar auditorías y revisiones de control orientadas a evaluar y fortalecer los sistemas de control existentes, para el aseguramiento razonable del cumplimiento de los objetivos, en cuanto a la eficacia y eficiencia de las operaciones, la confiabilidad de la información financiera, el cumplimiento de la normatividad aplicable y la salvaguarda de activos, entre otros.

Los beneficios de la MAR son los siguientes:

  •  Permite vincular el grado de impacto y la probabilidad de ocurrencia en forma clara y efectiva, permitiendo comparar en un solo gráfico la totalidad de los riesgos detectados para una institución.
  • Los riesgos son medidos por su impacto total sobre los objetivos de la institución y, por lo tanto, pueden ser administrados en la misma forma.
  • Se puede utilizar por varios directores, gerentes, supervisores y estrategas, para desarrollas mapas de riesgo separados o un mapa colectivo.
  • Es una herramienta útil para hacer una adecuada planeación anual de las actividades de control y auditoría, y asegurar que los sistemas de control aplicados a los procesos y áreas de mayor riesgo son efectivos para prevenir ocurrencia.

 Etapas del MAR

Los pasos generales para el llenado de la cédula se enumeran a continuación:

 Identifique y documente en la cédula cada uno de los riesgos principales de la institución.

Asigne el grado de impacto del riesgo clasificándolo de acuerdo con los siguientes factores o criterios:

Captura de pantalla 2013-05-21 a la(s) 11.40.22

En la asignación del grado de impacto, debe considerarse el valor de 10 al de mayor jerarquía y el de 1 al de menor. El orden los factores o criterios puede variar, dependiendo de la naturaleza y circunstancias de la entidad o dependencia según se trate, de igual manera, se pueden poner otros criterios distintos a los sugeridos pero en todo caso deberán ser relevantes para considerarlos dentro de la Cédula de Evaluación de Riesgos.

De preferencia, use cada número sólo una vez; en caso contrario agregue un decimal para diferenciarlos, de acuerdo a su grado de impacto.

Después de calificar los riesgos por su grado de impacto, califique la probabilidad de ocurrencia del riesgo en una escala de 1 a 10, en la cual el 1 representa que el riesgo seguramente se materializará.

Al final de la cédula, en el espacio reservado para ello, enliste otros riesgos significativos que no hayan sido identificados previamente.

 de Riesgos

El MAR se complementa con el llamado Mapa de Riesgos. Existen 4 tipos de riesgos, que de acuerdo a la evaluación de su grado de impacto y probabilidad de ocurrencia son ubicados en diferentes cuadrantes:

  •  De Atención Inmediata,
  • De Atención Periódica,
  • De Seguimiento, y
  • Controlados.

 Programa Anual de Trabajo

Es el documento que contiene las actividades a realizar por el Órgano Interno de Control de cada Dependencia y Entidad de la APF. Es importante destacar que se formuló un programa bianual para los OIC´s para el periodo 2005 – 2006.

En este PAT se incluyeron las auditorías que se programaron realizar en las diferentes áreas de trabajo de las organizaciones públicas.

 Los Programas Anuales de Trabajo dirigidos hacia los aspectos críticos de una dependencia o entidad, derivados de una adecuada evaluación de riesgos, son un apoyo esencial en la toma de decisiones de los Titulares de las Instituciones, además de propiciar que los Órganos Internos de Control agreguen valor en el desarrollo de las funciones de Control y Auditoría bajo su responsabilidad.

3.1 LA PLANEACIÓN Y EJECUCIÓN DE UNA AUDITORÍA INTERNA.

En el sector público las Auditorías Internas se llevan a cabo con base en los lineamientos y disposiciones establecidas en la Guía General de Auditoría Pública. Dicha guía es coordinada por la Unidad de Auditoría Gubernamental de la SFP.

En la Guía se establecen las etapas que considera el proceso de Auditoría Interna, las cuales son las siguientes:

 a)    La Planeación y ejecución de una auditoría interna.

 Planeación.

Constituye la etapa de preparación de una Auditoría Interna. Sirve para conocer de manera previa a la realización de la auditoría, las características generales del área, programas, proyectos, conceptos y rubros que se van a revisar en la misma. A esta etapa también se le conoce como Estudio General.

 De acuerdo con la Guía de Auditoría las actividades que se realizan a esta etapa son:

  •  Determinar la auditoría a realizar con base en el Programa Anual de Control y Auditoría.
  • Obtener la información necesaria que permita conocer la materia a revisar, a fin de planear la auditoría de conformidad con las Normas Generales de Auditoría Pública (Cuarta).
  • Analizar y evaluar los tramos de control interno establecidos por la Dependencia o Entidad, de acuerdo con las Normas Generales de Auditoría Pública (Quinta).
  • Analizar la información obtenida y defina los puntos a revisar.
  • Elaborar la Carta de Planeación, describiendo los antecedentes de área, programas, proyectos, conceptos o rubros a revisar, objetivo, alcances, posible problemática a la que se hará frente para el desarrollo de la revisión personal participante.
  • Elaborar el Cronograma de las actividades a desarrollar y el tiempo programado de ejecución.

 b)   Inicio de la Auditoría.

A partir de la planeación de la auditoría se lleva a cabo el inicio de la misma. El objetivo es formalizar el inicio de la auditoría, y obtener la información suficiente para su ejecución.

Las actividades que comprende esta etapa son:

I.         Elaboración de la orden de auditoría la cual deberá:

  • Estar debidamente fundamentada.
  • Estar dirigida al servidor público de mayor jerarquía de la dependencia o entidad, responsable del área o programa por revisar.
  • Señalar el nombre del responsable del área de auditoría, así como al Jefe de Grupo y a los auditores que practicarán la revisión.
  • Indicar de manera general los alcances de los aspectos y el periodo por revisar.
  • Estar firmada por el titular del Órgano Interno de Control o por quien haya designado.
  • Reunión de acuerdo con el titular del área a revisar para entregar la “orden de auditoría”, obtener el acuse de recibo y comentar de manera general sus objetivos y alcances.

II.         Elaboración del “acta de inicio” para formalizar la auditoría.

III.         Solicitar, mediante oficio, la documentación necesaria para iniciar la auditoría.

IV.         Análisis de la información recabada y compleméntela con la recopilada en el Estudio General.

V.         Realización de la planeación detallada para definir los trabajos que se desarrollarán en la auditoría, a fin de evitar la duplicidad de funciones y establecer los procedimientos específicos, con objeto de elaborar el “Marco Conceptual”.

c)    Ejecución de la auditoría.

Tiene el objetivo de obtener suficientes elementos de juicio que permitan al auditor determinar el grado de razonabilidad de las situaciones analizadas, la veracidad de la documentación revisada y la confiabilidad de los sistemas, registros y controles internos examinados, para que con ello emita una opinión sólida, sustentada y válida.

Las actividades que se desarrollan en esta etapa son:

  •  Obtener la información y documentación necesarias para su revisión que esté relacionada con el programa, área o rubro que se analiza, a fin de alcanzar el objetivo planteado.
  • Registro de la información en cédulas y papeles de trabajo, en los que se asienten los datos referentes al análisis, comprobación y conclusión sobre las operaciones examinadas. Los papeles de trabajo deberán ser elaborados de acuerdo con las Normas Generales de Auditoría Pública (Séptima y Octava).
  • Análisis de la información recopilada con la profundidad necesaria, en función del objetivo planteado y en relación directa con la problemática determinada, contemplando los Sistemas de Control Interno, de acuerdo con las Normas Generales de Auditoría Pública (Quinta).
  • Evaluación de los resultados e identificación de posibles irregularidades con la documentación necesaria que las sustente, de acuerdo con las Normas Generales de Auditoría Pública (Novena).

Cuando a juicio del titular del área de auditoría alguna observación determinada conlleve presunta responsabilidad administrativa, civil o penal, lo comunicará con oficio al titular del Órgano Interno de Control, anexando el soporte documental respectivo. Independientemente de lo anterior, dicha observación se deberá presentar en el Informe de Resultados.

Herramientas estadísticas

En la ejecución de una Auditoría Interna se requiere la utilización de diversas herramientas estadísticas, entre las que se pueden mencionar los muestreos estadísticos.

Estos sirven para determinar los universos de cobertura de las auditorías, ya que no es posible auditar todas las actividades que se desarrollan en las dependencias y entidades públicas.

 Papeles de trabajo

Es el conjunto de documentos que contienen la información obtenida por el auditor en su examen y la descripción de las pruebas realizadas.

 Importancia.

  • Constituyen la prueba del trabajo realizado.
  • Fundamentan la opinión o informe que emite el auditor.
  • Son una fuente de aclaración o ampliación de información.
  • Califican la calidad y el avance de la planeación de la auditoría.

 Información que deben contener.

  • Nombre de la entidad.
  • Tipo de auditoría a realizar.
  • Fecha en que se esté efectuando la revisión.
  • Nombre de la cuenta.
  • Clave de identificación.
  • Firma y nombre.

 De conformidad con lo establecido en la Guía de Auditoría, las reglas que rigen la elaboración de los papeles de trabajo son:

  •  Identificar el programa, área o rubro revisado, la fecha del auditor que la elaboró y firma del responsable del grupo de auditoría como evidencia de la supervisión que realizo.
  • Deben ser completos, exactos y permitir su inmediata comprensión sin dificultad alguna y sin perder claridad.
  • Contener fuentes de información, cruces, marcas y referencias.
  • Ser pulcros, ordenados y legibles.
  • Deben elaborarse en todos los casos con bolígrafo de tinta negra o generar impresiones claras de computadora, con el fin de asegurar la información plasmada en ellos.

 La información contenida en los papeles de trabajo es de carácter confidencial y exclusiva de la instancia fiscalizadora; no obstante el auditor podrá proporcionarlos cuando reciba un requerimiento judicial para brindar la información contenida en ellos.

 La custodia de los papeles de trabajo deberá cumplir con las disposiciones normativas del archivo gubernamental.

3.2 EL CONTROL Y SEGUIMIENTO DE LA AUDITORÍA INTERNA.

Resultados de la Auditoría

El objetivo es determinar las observaciones con la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente. En su caso, integrar el expediente para dar inicio al procedimiento disciplinario correspondiente.

 Las actividades que se llevan a cabo en esta etapa son las siguientes:

  •  Comentar con el titular del Área de Auditoría los resultados.
  • Elaboración de la cédula de observaciones que deberá contener:

 I.    Título: Descripción general de la irregularidad.                 

 II.    Observación: Hallazgos del auditor que impliquen desviaciones a la normatividad por actos u omisiones de los servidores públicos. Dichos hallazgos deberán estar sustentados con la evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente, de acuerdo con las normas Generales de Auditoría Pública (Séptima).

III.    Causa: Motivos que dieron origen a la observación.

IV.    Efecto: Repercusiones actuales y futuras de la irregularidad que pudieran generarse en caso de persistir.

V.    Principio Legal: Normatividad, lineamientos y/o procedimientos transgredidos por los actos u omisiones descritos en la observación.

 VI.    Recomendación Correctiva: Acciones inmediatas para erradicar la problemática.                 VII.    Recomendación Preventiva: Acciones para evitar la recurrencia de la problemática.                VIII.    Fecha de Compromiso: Espacio para la fecha en que el titular del área auditada se   compromete a dar solución a la problemática detectada.

IX.    Responsable: Espacio para la firma del responsable de auditoría.

  • Comentar con el Titular del Órgano Interno de Control las cédulas de observaciones.
  • Reunión de acuerdo con el titular del área auditada para comentar las Observaciones y solicitar que anote la fecha en que se compromete a dar solución a la problemática detectada, así como su cargo y firma.
  • Identificación de Casos de Presunta Responsabilidad.
  • Obtener la documentación certificada respecto de los hallazgos con presunta responsabilidad.
  • Integración de la documentación certificada en el “Expediente del Caso con Presunta Responsabilidad de Servidores Públicos”.
  • Turnar mediante oficio el expediente de presunta responsabilidad al Titular del Órgano Interno de Control, a fin de iniciar los trámites de denuncia.

3.3 IMPORTANCIA DE LA SUPERVISIÓN Y LA INFORMACIÓN DE LA AUDITORÍA.

De acuerdo con la Guía General de Auditoría, la supervisión de una auditoría consiste en la coordinación de los recursos durante la planeación, ejecución y comunicación de resultados de la auditoría, a fin de vigilar, revisar y verificar el correcto cumplimiento de metas y objetivos planteados al inicio de la auditoría, así como la debida aplicación de las normas y procedimientos establecidos.

Los objetivos que se pretende alcanzar de la supervisión de las auditorías son:

  •  Incrementar la calidad de las auditorías, a través de la revisión constante del trabajo del auditor, en función de los objetivos planteados.
  • Buscar que el desarrollo de las revisiones se logre con la máxima eficiencia, eficacia y economía y con apego a las Normas Generales de Auditoría Pública y demás normatividad aplicable.
  • Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la práctica de la auditoría pública.
  • Lograr que los auditores desarrollen la capacidad necesaria para la práctica de la auditoría pública.
  • Elaborar los papeles de trabajo de tal forma que éstos apoyen adecuadamente los objetivos fijados y proporcionen información objetiva, además de obtener evidencia suficiente, competente, relevante y pertinente.
  • Conocer de inmediato y en cualquier momento el avance de la auditoría.
  • Determinar si se han aplicado íntegramente los procedimientos específicos de auditoría.

 Informe de Resultados

Tiene el objetivo de dar a conocer formalmente los hallazgos de la auditoría, así como las conclusiones y recomendaciones

 Las principales actividades son:

  •  Elaboración del Informe de Resultados, en cuanto a su contenido de acuerdo con las Normas Generales de Auditoría Pública (Décima) y en cuanto a su conformación, de acuerdo con la Guía General de Auditoría Pública que deberá contener:
  •  Oficio de envío (Informe Ejecutivo): Dirigido al Titular de la Dependencia o Entidad, marcando copia al Titular del área auditada, y a cualquier otra instancia que así lo requiera. Se deberá resumir la problemática planteada en las observaciones de manera clara y precisa.
  • Carátula del Informe: Datos generales de la revisión como son: número de la auditoría practicada, nombre del área auditada y de la Dependencia o Entidad en la que se encuentra adscrita, fechas de inicio y término, así como nombres del coordinador responsable y jefe de grupo de la auditoría.
  • Índice: Número de página de cada capítulo.
  • Cuerpo del informe: Resultados de la auditoría de forma clara y precisa, detallando los Antecedentes; Período, Objetivo, Alcance y Resultados.
  • Conclusión y Recomendación General: Conclusión general de la problemática detectada en el área auditada, así como la recomendación que contribuya a su solución.
  • Cédulas de Observaciones: Cédulas que contengan fecha compromiso de atención y la firma del titular del área auditada.
  • Presentación de los resultados al responsable de la Auditoría y obtención de su firma. El informe de resultados deberá incluir el contenido de todas las cédulas de observación, sin distinguir aquellas que presuman casos de responsabilidad de servidores públicos.

Seguimiento de la auditoría

El objetivo de esta etapa consiste en llevar un control de seguimiento de las medidas adoptadas por las áreas auditadas para atender las observaciones, que permita comprobar su cumplimiento en los términos y fechas establecidos.

Las actividades que se realizan para ello son:

  •  Elaboración de la Orden de Auditoría de Seguimiento la cual deberá:

a)    Estar debidamente fundamentada.

b)    Estar dirigida al servidor público de mayor jerarquía de la dependencia o entidad, responsable del área o programa por revisar.

c)    Señalar el nombre del responsable del área de auditoría, así como el Jefe de Grupo y el de los auditores que practicarán la revisión.

d)    Citar el(los) número(s) de revisión(es) a la(s) que se dará seguimiento.

e)    Estar firmada por el titular del Órgano Interno de Control o por quien haya designado.

  • Reunión de acuerdo con el titular del área a revisar para entregar la “orden de auditoría”, obtener el acuse de recibo y comentar de manera general sus objetivos y alcances.
  • Elaboración del “acta de inicio” para formalizar la auditoría.
  • Solicitud por escrito de la documentación que soporte las medidas adoptadas para la solventación de las observaciones determinadas en la auditoría.
  • Determinación si la documentación proporcionada y las acciones desarrolladas atienden las recomendaciones propuestas en la auditoría.
  • Verificación de que el área auditada llevo a cabo las acciones comprometidas en las fechas establecidas para su solventación.
  • Evaluación del resultado de las acciones adoptadas y elaboración de la cédula de seguimiento.
  • Determinación si éstas son suficientes para solventar la observación y de ser así, dar por atendida la observación. En caso contrario, analizar la justificación y reprogramar la fecha de solventación.
  • Elaboración del Informe de Auditoría de Seguimiento en los términos del Informe de Resultados de Auditoría, especificando “seguimiento” como tipo de auditoría.
  • Presentación de los resultados al responsable de la Auditoría y obtener su firma.